Freiburger Hexedeifel e.V.
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Copyright © 2013 Narrenzunft Freiburger Hexedeifel e.V.
E-Mail: eat-silva@t-online.de
Stand: 10.06.2013



 

 

 

 

 

Datenschutz-Grundverordnung Fasnachtsverein Freiburger Hexedeifel e.V.

 

Präambel

 

Der Freiburger Hexedeifel e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Fasnachtsverein, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Fasnachtsveranstaltungen und Vereinstreffen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhälltnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtdatum, Datum des Vereinseintritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter , Telefonnummern und E-MailAdressen, ggf. Funktionen im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

 

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Fasnachtsveranstaltungen, Umzügen oder Vereinstreffen.

 

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb und innerhalb öffentlicher Veranstaltungen,Umzügen etc. gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Person oder dessen gesetzlichen Vertreter.

 

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder und des Vorstands, der Vorname, Nachname und Funktion veröffentlicht.

 

5. Bei Kontaktaufnahme eines Interessenten an den Verein über Telefon, E-Mail, Facebook oder Messenger, werden die Daten bei nicht zustande kommen einer Mitgliedschaft, gelöscht.

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (alt: z.B. dem Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiter- innen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

2. Personenbezogenen Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmen von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

 

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzliche Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail und Wahts App

 

1. Für die Kommunikation per E.Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschliesslich zu nutzen ist.

 

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als "bbc" zu versenden.

 

3. Für die Kommunikation per Wahts App richtet der Verein eine eigene Gruppe ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation und Verbreitung von Bildern und Videos ausschlieslich zu nutzen ist.

 

§ 7 Verpflichtung auf Vertraulichkeit

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.Bsp.Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet und Facebook obliegt dem Vorstand.

Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb und innerhalb öffentlicher Veranstaltungen,Umzügen etc. gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Person oder dessen gesetzlichen Vetreter.

Änderungen dürfen ausschließlich nur durch den Vorstand vorgenommen werden.

 

2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 

§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

1. Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Vereins (Vorstand) dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung,-nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

 

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können geahndet werden.

 

 

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